Simplication

des procédures, des formulaires, des objets et des concepts

se repérer

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Un visiteur vient à l'hôpital pour rendre visite à un ami et il connaît au minimum dans quel service cet ami est hospitalisé. Le plan du bâtiment surgit. C'est une belle abstraction en deux dimensions, assortie de noms au jargon peu explicite (si un bâtiment ressemblait à un corps humain, une aile serait pour soigner les membres et le dernier étage serait réservé à la tête).

 

Étranger ou un peu illettré, voire sous le coup d'une émotion -qui engendre une perte d'autonomie-, les mots du plan ne sont pas signifiants ; le logo d'un petit bonhomme, en marche, dont la partie du corps est désignée et colorée pour chaque service différemment, peut servir au visiteur à la fois de repère et de symbole directionnel. C'est la vue qui est privilégiée dès le début ; sans elle, le mal voyant devra recourir à une personne de l'accueil –espérons que l'accueil est ouvert et qu'il y en ait un seul centralisé-. Mais l'odeur (sinon celle de la cantine à midi) ne sera pas utilisée.

 

L'accompagnement jusqu'au service se fera avec groom virtuel dans l'ascenseur ou une détection sur le portable –autorisé alors- ou une borne à détection de présence. L'ouïe est ainsi sollicitée en complément. Et puisque la technologie libère l'imagination, un fanion robotisé, allez ! un drone continuent le guidage.

 

Réciproquement, un moins bon éclairage, voire des marques rugueuses au sol devraient ne pas inciter le visiteur à pénétrer dans les zones interdites.

 

 

 

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autorité et pouvoir

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Nous sommes là dans le champ sémantique de l'ordre ; d'abord repérons quelques faux-amis : le pouvoir en tant que basique possibilité de faire, les autorités qui représentent l'État et le simplisme.

 

Le pouvoir est essentiellement associé à la règle ou au statut ; l'autorité évoque aptitude naturelle ou compétences. L'armée et la religion essayent de se présenter sous les deux formes du pouvoir et de l'autorité.

 

Dans un balancement presque poétique, certains disent que le pouvoir impose et que l'autorité propose ; d'autres encore énoncent que le pouvoir se conquiert tandis que l'autorité est acquise.

 

Relevons que l'autorité résulte d'une forme d'accoutumance ou d'apprentissage. Reste en suspens l'influence de l'origine du pouvoir sur sa latitude.

 

La conjugaison de la simplification avec le pouvoir évoque à la fois (et curieusement) dictature, anarchie ou coopération. La conjugaison avec l'autorité donne pédagogie, démarche vers l'autre.

 

Passons maintenant à la réalisation et à l'exercice du pouvoir et à ceux de l'autorité

Dans l'exercice du pouvoir, la simplification génère les raccourcis des ordres. Dans l'exercice de l'autorité, la simplification prodigue les raccourcis de l'acceptation.

 

Ainsi la simplicité renforce l'autorité par la transparence.

 

 

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cultures

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Le thème de la simplification et des cultures recherche l'influence des différences nationales, culturelles, ou comportementales sur la simplification.

 

Il paraît presque évident que la perception de la complication et celle de la simplification sont directement influencées par les cultures. Un japonais n'a pas la même notion de simplification qu'un allemand. On rapporte que les chinois décryptent plus rapidement un logo au dessin complexe.

Les emballages de médicament ne sont pas les mêmes quelques soient les continents. La couleur rouge signifie-t-elle arrêt pour tous ? Pour les uns cette couleur représente même le dynamisme mais les feux tricolores appartiennent à une filière qui s'est imposée sur les continents (des normes parfois s'imposent pour communiquer comme dans la marine, le morse, etc) ; avec la même signification accordée au rouge, on peut décliner selon les environnements (secondes restantes, petit bonhomme qui accélère). En brousse africaine, l'eau courante perturbe le modèle social et le travail dévolu à la femme.

 

Alors qu'est ce qui est invariant ? Ce qui touche directement à l'homme et à ses sens. Dans toutes les cultures les hommes hésiteront à entreprendre devant un signe flou. Le labyrinthe est partout. La tribu connaissait la signification de un point, de deux points mais trois points ... de même pour le manuel qui ne présente des boutons absents de la machine qu'il se proposait d'expliquer. Les invariants (ou stéréotypes) sont les symptômes de complication.

 

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taxonomie

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Nous connaissions (?) les 9 règles de simplification : anticipation, bas & haut, contrainte, diminution, exception, forme, globalité, hétérogénéité, insigne & symbole.

Mais il nous faut aller plus loin qu'une classification du comment faire pour organiser les simplifications.

Je proposerai de les classer selon leur champ d'application (administratif, industriel, etc) ou bien selon les résultats attendus ou leur force (entre suppression totale, recommandation pour éviter l'invasion de la complication

 

 

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Le dénuement, un pas trop loin de la simplification.

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Nous abordons là les limites de la simplification. Devons-nous, avec Saint-Exupéry, affirmer qu'un système est parfait quand on ne peut plus rien lui retrancher ou bien tempérer, comme Einstein, qu'il faudrait tout simplifier mais pas plus.

 

En fait, il semble que deux niveaux soient quelque peu enchevêtrés, celui de la simplification rationnelle, des techniques et celui plus humain de la perception du dénuement.

 

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élégance de la simplicité - simplicité de l'élégance

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L'élégance et la simplicité sont souvent conjugués ensemble car la simplicité emporte une évocation de la beauté et suggère la pureté.

 

Si l'on vante une démonstration mathématique d'élégante c'est qu'on y dénombre peu d'éléments et qu'elle s'oppose ainsi à une présentation besogneuse. Je me rappelle que pour démontrer une intersection de deux courbes l'analytique fournissait un arsenal lourd alors que la géométrie procédait par finesse.

 

Beaucoup semblent aussi s'emporter contre une mode qui associerait la complexité et l'intelligence. Ils prônent la simplicité comme véritable moteur de notre monde.

 

Lire sur Volle.com (http://www.volle.com/opinion/sobriete.htm) une réflexion sur la sobriété.

 

 

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monaie

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Compréhension

Etymologie :

«Monnaie» vient du verbe latin monere, qui signifie « avertir ». En effet, la monnaie romaine fut d'abord frappée dans un atelier monétaire voisin du temple de Junon Moneta, — Junon « qui avertit » — sur le Capitole. Ce temple avait reçu ce surnom suite à l'épisode des oies du Capitole.

«Crédit» vient du latin creditum, supin du verbe credo. Donc, littéralement, la croyance que celui qui emprunte pourra rembourser.

«Fiduciaire» vient de l’adjectif latin fiduciarius, de fiducia qui signifie «confiance».

 

Définition :

La monnaie est un instrument de paiement accepté de façon générale par les membres d’une communauté en règlement d’un achat, d’une prestation ou d’une dette. Aristote l’a définie en lui accordant trois fonctions : l’unité de compte (pour le calcul économique et la comptabilité), la réserve de valeur, et la fonction d’intermédiaire des échanges.

 

Historique :

Le troc a précédé l'échange monétaire utilisant des coquillages, du sel, des bestiaux, des pierres,…. selon les époques, les lieux, les populations…. Il n’a cependant pas disparu et est même repris par le SEL (Système d’Echange Local).

Pour qu’un échange puisse se réaliser sous forme de troc, il faut que la condition de « double coïncidence des désirs » soit effective, ce qui laisse apparaître la difficulté de mesurer l’équitabilité de la valeur des biens échangés.

Afin de pallier cette difficulté, la monnaie a succédé au troc dans les sociétés modernes, sans toutefois disparaître.

La monnaie grecque : On donnait dans l'antiquité le nom d'alexandres aux monnaies frappées par Alexandre le Grand, en or, en argent et même en bronze. Le lexicographe Pollux compte les alexandres parmi les monnaies d'or les plus populaires, à cause de leur bon aloi. Ce fut également une des monnaies les plus répandues géographiquement.

La monnaie romaine : C’est de toutes les monnaies antiques celle qui a connu la plus longue et la plus grande expansion géographique, jusqu'à devenir durant plusieurs siècles la monnaie commune du monde occidental et méditerranéen. Après des débuts frustes basés sur le bronze au poids et l'usage du monnayage grec, elle s'est constituée à la fin du IIIe siècle av. J.-C. selon un système monétaire fondé sur le bimétallisme argent et bronze.

 

Pour exemple, l’enveloppe d’argile en Mésopotamie :

1- Les calculi qui étaient de petites pièces d'argile qui servaient pour calculer.

2- La bulle-enveloppe. Lors d'une transaction commerciale, les Sumériens formaient une boule en argile dans laquelle ils plaçaient les calculi.

Le total des calculi correspondaient à la valeur transaction.

cas de litige, ils cassaient la bulle pour contrôler le nombre de calculi.

3- Les signes correspondent à une valeur : en cas de litige, les Sumériens trouvèrent une formule pour ne pas casser la bulle. Ils formèrent sur la surface de la bulle de petits trous de différentes grandeurs. Chaque trou avait la valeur d'un calculi. La valeur des calculi qui se trouvaient à l'intérieur de la bulle-enveloppe correspondait à la valeur des calculi qui étaient dessinés sur la surface de la bulle-enveloppe.

4- Pourquoi façonner des bulles avec des calculi s'il n'est jamais nécessaire de les casser ? On aplanit les bulles-enveloppes, elles devinrent des tablettes où l'on inscrivit dans un premier temps des signes pictographiques

 

La monnaie révèle le caractère social

inventaire

Les formes de la monnaie :

La monnaie divisionnaire en pièces

La monnaie de papier (billet de banque)

La monnaie scripturale (carte de paiement, chèque, virement, traites, lettres de change……)

La monnaie électronique (Monéo, le porte-monnaie électronique)

 

Il peut y avoir ici un échange anonyme par le biais de la monnaie divisionnaire ou de papier, mais cet échange devient identifiable dés que la monnaie scripturale est utilisée. Apparaissent alors certaines pratiques afin de contourner l’identification (Pour exemple, l’anecdote de l’entreprise créée sous le nom de « Trésor Publicité »).

 

La création de monnaie scripturale par le crédit bancaire :

deux excellents liens qui permettent de comprendre très facilement ce procédé pourtant complexe :

http://www.dailymotion.com/video/x75e0k_l-argent-dette-de-paul-grignon-fr-i_news

http://www.dailymotion.com/video/xbqww7_l-argent-dette-2-promesses-chimeriq_news

 

 

Complications

L’association avec des dates de valeur par exemple,

La diversité des devises et leur changement de validité avec les territoires (le territoire géographique d’une monnaie = le territoire politique).

L’absence de monnaie est paralysante. Cela posera un problème si la personne sans monnaie se trouve dans des lieux où elle n’est pas connue.

 

 

LA SIMPLIFICATION, ENNEMIE DE LA FINANCE. Les financiers n’ont pas intérêt à la simplification dans la finance. C’est la sophistication des produits financiers qui leur permet de “diluer” leur éventuelle toxicité, et de réaliser d’avantageuses plus values à court terme, même si cela doit provoquer des catastrophes à terme : “Par ici les boni immédiats, et après moi le déluge !”

 

Simplifications

Ecarter les pièces du système monétaire.

 

Monnaie unique. Par ailleurs il y a des signes forts d’une évolution vers une monnaie mondiale unique. J'ai souvent pensé à la suppression des monnaies. à la fin ma conclusion est " l'échange de biens et de services", mais cela ne me semble possible qu'à petite échelle, et ne permet pas aux états de taxer ces échanges de biens et de services (BB).

 

Moyens de paiement

On sait par exemple que bientôt on sortira d’un super-marché sans passer par la “caisse”. Le paiement se fera par télé-saisie du contenu du chariot et imputation directe sur notre compte, sans manipulation de marchandise ou de titre de paiement. (Armand).

41 % des Français seraient prêts à payer via leur téléphone mobile.

Ce qui motive le plus les sondés pour adopter le paiement mobile : avant tout la simplicité citée par 82 % des personnes favorables à ce changement, puis la rapidité (51 %). En revanche, la sécurité semble le principal frein, largement exprimée (79 %) par ceux étant opposé au paiement mobile. Le coût (29 %) et la complexité (21 %) sont les deux autres obstacles les plus craints.

Quant aux services bancaires sur mobile, ils seraient attendus par près d'un tiers des Français (31 %) qui souhaiterait pouvoir retirer du liquide à un distributeur de billets via leur téléphone portable, sans carte bancaire. Même niveau d'adhésion pour la possibilité d'envoyer un micro-paiement via des services comme Twitter. Transférer de l'argent d'un téléphone portable à un autre et payer en donnant son numéro de mobile plutôt que son numéro de carte de crédit font moins recette auprès des sondés avec respectivement 19 % et 13 % de réponses favorables. Bruno Askenazi -- Copié et collé par Alain (AA)

 

Divers

Grille d’analyse : qui paie (état pour les billet, le commerçant pour la carte) / protection (sécurité, méfiance fiscale) / hauteur (centime, milliard) / usage (particulier à particulier, à commerçant, …)

http://fr.wikipedia.org/wiki/Monnaie (Ph M)

Un exellent site ron paul (Xav)

 

 

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modèle Cynefin

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  1. Simple (ce qui est connu, évident plutôt que simple)
  2. Compliqué (ce qui est connaissable)
  3. Complexe (ce qui est compréhensible a postériori, mais n’est pas reproductible)
  4. Chaotique (ce qui est incompréhensible)

 Et Désordonné (ce que nous n’arrivons pas à correctement identifier, c’est la zone en violet du schéma ci-dessus)

 

Cynefin est avant tout un modèle “créateur de sens” en opposition à un modèle de catégorisation. La différence se situe dans le fait qu’un modèle de catégorisation est antérieur aux données à traiter ce qui permet un traitement rapide des données mais qui survolera les différences les plus subtiles, en faisant un modèle d’exploitation et non d’exploration de données.

Ce modèle est basé sur trois systèmes de base : Ordonné, Complexe et Chaotique. Il ajoute un autre système appelé Désordre et fait la distinction entre deux types de systèmes ordonnés : Simple et Compliqué. Le modèle définit chaque système selon trois critères, à savoir la relation entre cause et effet, le mode de prise de décision et les pratiques qui en résultent :

1. Système Simple

C’est un système ordonné où les relations entre cause et effet existent, sont prévisibles et peuvent se répéter, il regroupe  ce qui est connu. Ces relations sont évidentes pour n’importe qui, d’où une prise de décision en SCR (Sentir – Catégoriser – Répondre). De ce modèle naissent les Best Practices.

2. Système Compliqué

C’est également un système ordonné où les relations entre cause et effet existent mais ne sont pas évidentes, il regroupe ce qui peut être connu. On demandera donc l’intervention d’experts, ce qui implique une prise de décision en SAR (Sentir – Analyser – Répondre). De ce modèle naissent les Good Practices. Ces pratiques se différencient des Best Practices dans le sens où l’on reconnait que plusieurs solutions existent pour un même problème et qu’il pourrait être dangereux de se limiter à une seule.

3. Système Complexe

Au sein de ce système, les relations entre cause et effet ne sont transparentes qu’en rétrospective, et de manière imprévisible avec des résultats émergents, il regroupe ce qui n’est pas prévisible. La prise de décision se fera de manière scientifique en PSR (Sonder – Sentir – Répondre) et débouchera sur des pratiques émergentes, c’est-à-dire de nouvelles façons de faire les choses (souvent en combinant des solutions existantes).

4. Système Chaotique

C’est un système dans lequel aucune relation entre cause et effet ne peut être déterminée. Ce système a besoin d’être stabilisé, d’où un mode de prise de décision en ASR (Agir – Sentir – Répondre).  Il en découlera des solutions totalement nouvelles et inédites.

5. Désordre

Au centre du modèle se trouve le désordre où nous nous plaçons la plupart du temps. Selon le contexte, il faudra analyser et agir différemment. N’ayant pas d’information sur le type de système en face duquel nous nous trouvons, il faudra se fier à ses préférences et à son expérience pour prendre des décisions.

 

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les risques quand on simplifie

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Exemple de situation de simplification liée à une certaine urgence de la prise de décisions : Notre comportement en cas d’attentat ? Fuir, se coucher par terre, se défendre… ? Plusieurs cas de figures de comportement peuvent apparaître sur le moment, il sont probablement en lien avec notre instinct de survie et à nos émotions du moment (peur, colère…). Il s’agit de simplifier les informations qui atteignent notre cerveau primaire, on classe rapidement les infos qui nous paraissent judicieuses et puis nous agissons !

 

Une simplification trop rapide pourrait-elle être en lien avec des erreurs possibles de nos prise de décision ?(manque d’analyse de la situation due à la précipitation du problème ? Efficacité/pertinence ?). Les risques sont donc : 

  

  • La simplification annoncée ne tient pas compte du point de vue des destinataires (donc insatisfaction des usagers)

  • La simplification à une orientation qui porte souvent sur les aspects économique et non sur la pertinence dans la durée. (Analyse du résultat à court, moyen et long terme ?)

  • Le destinataire n’est pas défini et donc son point de vue n’est pas pris en compte

  • La notion de temps n’est, non plus, pas prise en compte.

  • Le conformisme car la méthode est essentiellement conservatrice,

  • le danger car la simplification s'appuie sur la confiance,  

  • la massification car les faibles pourcentages ne sont pas pris en considération

 

 

 

Venant d'en haut, un bilan modéré

Gens. La suppression de la vignette automobile, la déclaration d'impôt pré-remplie ou la plainte sur internet, nom patronymique, téléchargement d'un extrait de casier, copie certifiée conforme

Économique: révision de seuil, marché simplifié, paiement dématérialisé, comité théodule, rescrit

Exemple : Décès (% de lieu de décès, tiraillement économique)

Un système est parfait quand on ne peut rien lui retrancher (Saint-Exupéry)

Exemple

 

  • Déclaration d’impôts pré remplie ? Plutôt ok
  • Ligne Maginot est erreur stratégique, probablement due à la trop grande rapidité de la décision sans analyse complète au préalable
  • Copie certifiée conforme
  • Carte Vitale. Elle n’est pas vraiment une simplification mais elle reste utile.
  • Comités « Théodule » (596 comités sont recencés)
  • Fusion Assedic / Anpe vers Pôle Emploi ? La finalité est seulement économique.
  • Espace Schengen : Des situations collatérales fâcheuses apparaissent qui n’avaient pas été suffisamment analysées au préalable (le libre passage aux frontières, la TVA etc.)
  • Le « mille feuilles » administratif ? Pourquoi ça ne marche pas ? Intérêts divergents ? Enjeux cachés ? Enjeux politiques ? Manque de cohérence ?
  • Le fonctionnement des guichets postaux est une belle réussite de simplification intelligente

 

Causes de risques et de demi-échecs

Simple bascule numérique

Plusieurs objectifs en même temps (feuille de paie, saisie de temps passés)

Étalement d'une mesure dans le temps ou gestion du stock

Juxtaposition des procédures (déclaration de revenu)

Abondance d'exceptions

Usine à gaz (élection régionale) et le plaisir de l'usine

 

D'autant que les tendances opposées sont à l’œuvre avec la gourmandise normative (JO, banane européenne), le besoin de sécurité et l'actualité (guerre, climat, chômage)

 

C'est l'entreprise qui simplifie, poussée par ses clients

Risques

Pas de qui défini, pas de quantité

Évacuer sur les autres services

Manque d'analyse d'impact

Méthode conservatrice

"L'art nouveau sera désormais de rendre les hommes non médiocres" (Crozier).

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