Simplication

des procédures, des formulaires, des objets et des concepts

gestion par exception

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L'exception nait-elle de la règle ? 

Distinguons immédiatement  les exceptions connues des exceptions inattendues. Les premières entrent en quelque sorte dans le moule de la règle qui les prévoit tandis que les secondes réclament aucun traitement ou un traitment spécifique.

En effet, l'inattendu mérite l'acceptation ou la conformité à la règle c'est-à-dire le rejet. On traite ou on ne traite pas. Quand l'exception se produit, il convient de se référer à des valeurs plus hautes que la règle : les principes d'équité, les valeurs supérieure de la démocration, les fondements de l'entreprise. 

Quant aux exceptions déjà reconnues, elles naissent sans aucun doute de la règle. De la forme même de la rédaction de la règle ; Il est plus aisée parfois de rédiger en retirant quelques éléments d'un tout plutôt que d'insérer dans la rédaction tous les éléments constitutifs. Ainsi, rappelez-vous cette simplification :  vous êtes assurés pour tout sauf les risques de guerre.

Pour compléter le panorama, certaines exceptions n'osent pas se nommer et se cachent dans des grilles où la valeur qui est en fait concernée est positionnée à zéro. 
 
Entre la règle et ses exceptions s'instaure un ballet élastique qui remonte vers la morale. Tout citoyen paie l'impôt sauf si ... n'a pas une valeur identique à celle d'annoncer que le montant de l'impôt n'est dû qu'à partir d'un seuil.  
 
 
La complication naît de la quantité ou de la valeur. Pour simplifier, on éliminera les exceptions désuètes et celles dont l'impact renverse l'objectif affiché de la règle.
La gestion des exceptions consiste d'abord à leur reconnaître un caractère universel, donc à prévoir leur apparition, à les accepter souvent. Les exceptions que l'on a ainsi acceptées doivent être alors traitées par des personnes de qualité puisque ces personnes, juge ou dirigeant, iront rechercher des principes supérieurs. Une incertitude du résultat demeure  si les valeurs supérieures ne sont pas partagées par tous les acteurs. On retrouve bien là que la règle est une forme d'industrialisation, de répétition et que l'exception recourt à l'humain.
 
En bonne gestion, il convient de limiter l'expansion des exceptions non seulement en expression mais en impact. Quand l'exceptionnel titille le respect de la règle, l'alerte est donnée. 
 
Faudra-t-il alors évacuer des exceptions ou réformer la règle ? Se pose alors la question du temps. Car toute règle se modifie avec le temps et la révision ne serait qu'un processus régulier, tout comme la vérification d'une  date de péremption d'un aliment. Il faut que la révision temporelle ou les conditions de son examen soient contenus dans la règle. Plus subtile est l'extinction de l'exception faute de bénéficiaires (les bouilleurs de cru, les anciens combattants)

éloge du flou

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Souvent le flou est critiqué ; or il possède des vertus. Les voici : 

 
Au loin, les montagnes sont plongées dans une brume, un peu floues. Au fur et à mesure de leur approche, les détails se précisent et la netteté du paysage apparaît. De là à croire que le but serait de rendre net, que le flou est un état désagréable, que nous recherchons toujours plus de clarté dans nos sociétés. Nous verrons que l'extrapolation est hâtive. 
 
Car il n'est pas de vertu systématiquement attachée à la clarté pas plus qu'il n'est d'opprobre à projeter toujours sur le flou. Pour s'en convaincre, il suffit de contempler le sfumato des peintures de Vinci, les jeunes filles floutées des photographies de Hamilton ou de raisonner avec les ensembles flous qu'offrent les mathématiques. Il se trouve même des étapes où une trop grande précision est préjudiciable au projet. L'heuristique le proclame. La couleur du papier peint encombre l'architecte qui dessine les plans de la maison. 
 
Le politique montre initialement un chemin qui se précise en avançant. Toutes les méthodologies s'emploient à organiser le passage de l'imprécision à la précision. La simplification n'a pas son pareil au choix de l'outillage approprié. Réciproquement, le flou permet ultérieurement des initiatives horizontales. La comparaison avec les images nous guide : la qualité de certaines images est suffisante pour un petit écran mais une plus grande quantité de pixels est nécessaire pour une affiche. 
 
Ainsi la notion de flou est attachée à la quantité d'informations pertinentes ; la simplification consiste à déterminer la quantité suffisante. Associer la notion d'indéterminé et celle de confusion est un traitement très parcellaire du flou. Trouver l'ajustement adéquat entre précision et imprécision, tel serait l'apport de la simplification.

transparence

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La transparence, au sens figuré, est-elle un synonyme de clarté ? Amène-t-elle à la simplification ? Pas si sûr ! Une totale transparence ferait craindre un trop plein d'informations (avez-vous lu les insertions obligatoires figurant désormais dans les contrats d’assurances). Le mot est chargé d'émotion, paraît évoquer la probité et tendrait vers la pureté tant l'opacité réciproquement est suspecte. Certes !

Voyons cependant plus avant, là où se tissent les intentions. La transparence n'est qu'apparence que chaque destinataire reçoit au travers de ses propres filtres. Ainsi une légère transparence dans l'habit laisse à imaginer ce qui est caché. Avant toute déclaration de transparence, il faudrait préciser à qui l'on s'adresse, pour quoi, etc. Il n'y a pas de transparence sans conscience. C'est une conscience double, de soi et des autres.

La transparence est neutre ; le violent est transparent quoique mal intentionné ; le voyage d'Ulysse est transparent mais les motivations du héro étaient peut-être de ne pas retrouver Pénélope. La transparence se drape souvent de vertu ; la communication et la politique se sont emparé du mot. Elles annoncent lyriquement les actions sans expliquer les motivations profondes et la réalité des conséquences. L'annonce dépouillée d'explication est un ersatz de transparence, une limpidité trafiquée, encore une manipulation.

Une procédure peut être claire à comprendre mais avec des objectifs peu avoués ou avouables. C'est sur la transmission des objectifs que doit s'exercer une simplification pour en favoriser la compréhension. Après, on pourra s'occuper de simplifier la procédure elle-même. Hé bien oui, l'intention avant l'action !

Dans la relation avec l'administration, le manque de transparence financière flirte avec le délit. La transparence de la fortune est atteignable parce qu'il existe un référentiel comptable. Ailleurs, la transparence est-elle un principe que l'on peut imposer ? L'Inquisition réclamait la plus grande transparence. La revendication de transparence constitue plutôt une alerte et incite à la recherche des motivations réelles à la mise en place d'une telle réglementation. Par ailleurs, en ajustant le discours à la capacité de compréhension de différents administrés se crée une différence entre les citoyens … peu républicaine. Une simplification réalisée au bénéfice de la transparence n’est sans doute pas toujours au bénéfice de tous.

Réciproquement, dans les couches et les sur couches de procédures et de décisions, le poisson se noie ; nous n'irons pas ainsi à la pêche miraculeuse et nous finissons par nager en eaux troubles

L'objet peut être transparent ou opaque. Mais les machines ? Elles nous voient, nous pistent et nous catégorisent. Nous sommes devenus transparents devant les caméras, les automates, les Gps et les logiciels qui régissent internet. De quelle conscience se prévalent-ils pour s'immiscer ainsi dans nos attitudes, nos trajets et nos habitudes ? Le monde est plat pour eux. Décidément la place des rêves ne fait que se rétrécir.

Entre individus , la transparence ne relève-t-elle pas de l’éthique plus que de la simplification ? Nos corps parlent à notre place. Pas trop d'inquiétude cependant. Une telle transparence est une utopie. Les conventions sociales, les us et le savoir-vivre se sont créées pour la masquer. Notre liberté est-elle la transparence ou, au contraire, la dissimulation. Nous nous contentons du paraître plutôt que du transparaître et nous rusons pour nous affranchir des détails. Dommage et nécessaire ! Une vision d'ensemble, en prenant du recul, à défaut de voir au travers

Une transparence pertinente pour la compréhension est un facilitateur de simplification.

 

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qui ne dit mot consent

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La France devrait s'indigner beaucoup plus devant les actes horribles, a déclaré un homme politique. Voulait-il signifier que si on ne s'exprime pas ou trop peu cela revient à cautionner l'immonde. Le propos situe le silence par rapport à la loi et à la morale. C'est dire que l'aphorisme "qui ne dit mot consent" présente une amplitude qui dépasse largement le cadre d'une bonne organisation. Le besoin d'une meilleure analyse sémantique apparaît donc avant que d'aborder les relations avec l'administration, celles internes à l'entreprise et nos relations privées.

Préalablement faudrait-il que soit bien définie la question qui appelle à s'exprimer ou à se taire. Un acte sous-tend souvent plusieurs questions et, même quand la question est explicite, elle n'est pas entendue de la même façon par les destinataires ; l'un est directement concerné, l'autre ne s'y intéresse pas ou n'a pas de suffisantes connaissances pour parler, un autre enfin préférera garder le silence par crainte, par fatalisme, déni de la qualité de l'information, fatigue de la quantité de sollicitations, etc. C'est l'objectif de la question qui est en cause. Se rajoute un délai qui doit être fixé pour le retour, ce qui terminera la déclinaison du quoi, des qui et du quand. Ponce Pilate, la majorité silencieuse et l'opposition au mariage fournissent quelques exemples. à l'inverse, une réponse établit la communication et aujourd'hui le pouvoir de la parole est immense, supporté par les réseaux sociaux ; et ce, même si Sartre a pu avancer que "mon mutisme est une prise de position".

L'administration propose que désormais, si elle ne répond pas à une demande dans un délai fixé, elle l'accorde. Bien sûr les esprits chagrins souligneront que seulement 1/3 des textes sont concernés et qu'il convient de bien savoir si la mesure visée est éligible au silence. C'est un pas significatif vers la simplification. Pour qui ? Pour l’administration elle-même, sans doute, mais qui abdique une partie de son pouvoir dans une position d'ignorance superbe. Pour l'administré aussi qui n'aura plus à attendre une réponse. Réciproquement, l'administration est mise sous pression pour détecter rapidement les cas qui réclament son refus. La mesure "silence vaut accord" pourra un jour s'amplifier jusqu'à supprimer la demande, quitte à ce que les contrôles postérieurs s'intensifient où les preuves, qui auront été conservées mais non transmises, seront exigées.

A contrario, le licenciement d'un salarié protégé réclame une autorisation de l'administration laquelle a deux mois pour communiquer sa décision à l'entreprise ; si la décision n'est pas parvenue à l'entreprise au bout des deux mois, "ça veut dire non". Tout comme dans la relation entre deux personnes où la justice, quand elle s'en mêle, affirme que le silence «opposé à l’affirmation d’un fait, ne vaut pas à lui seul reconnaissance de ce fait».

Le dilemme entre responsabilité et confiance s'illustre par deux exemples. Dans un premier exemple, une banque exigeait 7 signatures hiérarchiques avant d'accorder un gentil prêt. Le second exemple est la prolifération des mails en copie comme autant de parapluies. Enfin, la vie privée est régie par une culture. Mais laquelle ? Certains de mes invités qui m'avaient déjà donné leur accord, m'appellent ensuite pour confirmer leur venue. Réciproquement, nous connaissons tous un invité qui avait oublié et dont l'absence inquiète au dernier moment. Pas facile ! Heureux les amis qui s’aiment assez pour savoir se taire ensemble.

incertititude

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Toujours une démonstration impossible (théorème d'incomplétude). L'exactitude de la position entraîne l'incertitude de la vitesse (incertitude quantique)

Classé dans : théorie Mots clés : aucun
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